Penjelasan LIPI Terkait "Pemusnahan" Ribuan Buku dan Isu Reorganisasi

Salah satu yang dilakukan adalah digitalisasi serta penyiangan koleksi yang dianggap tidak lagi relevan dengan perkembangan zaman, juga melakukan proses penyiangan atau weeding.

Hal ini menjadi salah satu dasar untuk menuju perpustakaan digital, co-working space untuk ruang kolaborasi serta aktivitas kreatif berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi.

Hendro Subagyo, Pelaksana Tugas Kepala PDDI LIPI mengatakan, proses penyiangan atau weeding hanya dilakukan pada koleksi yang tidak lagi dianggap relevan dengan kebutuhan zaman atau yang fisiknya sudah rusak parah.

Dia menegaskan, proyek ini sama sekali tidak ada hubungannya dengan kebijakan reorganisasi LIPI yang sedang menjadi pusat perhatian.

"Mekanisme ini adalah mekanisme yang seharusnya berjalan rutin setiap tahun yang terakhir kali kami lakukan pada tahun 2015 silam," kata Hendro dalam keterangan resminya.

Hendro tak menutup mata jika proses penyiangan yang dilakukan saat ini disalahartikan sebagai penghapusan koleksi disertasi dan tesis dengan menjual koleksi tersebut.

"Tujuan weeding adalah untuk memeriksa koleksi perpustakaan, judul per judul untuk penarikan permanen berdasarkan kriteria penyiangan, terutama kondisi fisik," kata Hendro.

Pada 2018, PDDI LIPI telah membuat kebijakan tentang penyiangan koleksi, yakni fokus melakukan penyiakan pada koleksi cetak yang jarang digunakan, misalnya Majalah Catu (Jurnal Internasional) yang menjadi langganan pada 1991-1998, Jurnal Nasional, Tesis/Disertasi, dan laporan penelitan (hibah).

Ada empat kriteria dalam pelaksanaan penyiangan koleksi yang harus diperhatikan, yakni umur dan fisik koleksi, keefektifitasan dan efisensi pemanfaatan ruang perpustakaan,  pemanfaatan koleksi tercetak dan relevansi substansi koleksi terhadap perkembangan ilmu pengetahuan.

Dengan mulai berjalannya Revolusi Industri 4.0, Hendro mengatakan pertukaran informasi lebih mudah dilakukan secara digital. Dalam hal ini, LIPI ingin terlibat di dalamnya.

"Penerbitan jurnal khususnya di Indonesia sudah diarahkan untuk diterbitkan secara online dengan tujuan memperluas jangkauan pembaca. Berdasarkan data dari ISJD Neo (www.isjd.pdii.lipi.go.id) terdapat 14.801 judul jurnal yang dapat diakses secara online. Kemudian penerbitan buku juga sudah mulai bergeser ke dalam bentuk digital," ujarnya.

Inilah yang mendorong PDDI mengalihkan layanan Jurnal Nasional ke layanan digital dan online melalui sistem ISJD (pengguna harus registrasi dan tidak dikenakan biaya untuk akses artikel full text jurnal).

Nasib koleksi jurnal Internasional, tesis dan disertasi

Saat ini, koleksi fisik dari majalah dan jurnal internasional sudah diganti dengan akses langganan versi digital. Sedangkan koleksi majalah dan jurnal dalam negeri termasuk yang dipertahankan koleksi fisiknya. Koleksi-koleksi penting dan bersejarah juga tetap kami simpan. Meskipun ada digitalisasi, fisiknya tetap kami pertahankan," pungkas Hendro.  

Sementara untuk koleksi tesis dan disertasi yang masuk dalam literatur kelabu (grey literature), Hendro menjelaskan, tidak dipertahankan dalam bentuk cetak karena koleksi yang disimpan di PDDI adalah salinan tesis dan disertasi untuk dokumentasi metadata.

"Berdasarkan Keputusan Menristekdikti No 44/M/Kp/VII/2000, setiap lembaga pemerintah wajib menyampaikan tiga salinan literature kelabu yang berkaitan dengan iptek. Satu rangkap untuk dijadikan sebagai bahan analisis dalam pembuatan kebijakan di Kemenristekdikti dan dua rangkap diserahkan ke PDDI untuk didokumentasikan dan diinformasikan ke masyarakat luas," jelasnya.

Dirinya menjelaskan sebelum dilakukan penyiangan atau bahkan digitalisasi, PDDI memastikan tesis dan disertasi aslinya masih tersimpan di perguruan tinggi asal.  
 
"Lewat program Repositori-Depositori Ilmiah, kami memfokuskan ke preservasi data primer hasil penelitian dan kekayaan intelektual. Kami mulai melakukan proses digitalisasi aset-aset koleksi bersejarah agar tetap awet serta lebih mudah diakses masyarakat tanpa harus datang langsung ke PDDI LIPI," ujar Hendro.

Saat ini pihaknya melakukan analisis sampai 60 artikel dan dokumentasi digital sampai 200 artikel setiap hari.

"Kami juga melakukan stock opname rutin sehingga rak-rak koleksi tersebut saat ini dalam kondisi kosong. Kami jadwalkan proses tersebut akan selesai pada bulan Mei," tutupnya.